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Obligation légale dès 50 salariés, les entreprises se doivent aujourd’hui de tenir une BDES. Il s’agit d’une base de données économiques et sociales, dont les différentes rubriques obligatoires devront être respectées.
En fonction des effectifs, les informations peuvent évoluer, et les obligations ne seront pas toujours les mêmes. On observe une différence entre les entreprises de moins de 300 salariés, et celles qui dépassent ce seuil d’employés. Quoiqu’il en soit, ce document reste une obligation qui n’est pas facile à mettre en œuvre.
Il sera nécessaire de penser à deux éléments spécifiques dans le cadre de la préparation de la mise en œuvre de la BDES ou BDU (base de données unique), qui sont la facilité de renseignement, ainsi que la confidentialité, deux notions primordiales dont il faut tenir compte absolument lors de la constitution de ce document.
Quelles sont aujourd’hui les méthodes les plus pratiques et efficaces pour y parvenir ?
BDES : comment faciliter sa constitution ?
La BDES doit bien évidemment être constituée, tout en tenant compte du fait qu’il faudra faire figurer des informations liées au passé, au présent et au futur de l’entreprise. Ainsi, il s’agit d’un travail fastidieux de recueil d’informations qui démarrera. Cette obligation est effective depuis 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés, et 2015 pour celles qui en emploient entre 50 et 300. Celle-ci implique donc des sanctions si elle n’est pas respectée, sous forme d’amendes, d’où l’importance de bien gérer sa BDES en ligne et d’effectuer les préparatifs nécessaires.
Pour gérer plus aisément sa constitution et sa gestion, il sera donc nécessaire d’opter pour un outil numérique tel qu’un logiciel de BDES, qui permettra une meilleure organisation et un gain de temps (et d’espace) évident.
Des logiciels ainsi que des solutions en ligne existent, et vous pourrez trouver différentes possibilités en fonction de votre budget, ainsi que de l’organisation décidée au sein de votre structure en matière de gestion de la BDES. L’objectif est de centraliser les informations, de les traiter facilement, et d’éviter les pertes de temps lors de la mise à jour de la base de données, qui devra être effectuée régulièrement par le chef d’entreprise.
Un accès sécurisé à la BDES
Second aspect important pour préparer la mise en œuvre de la BDES, il sera essentiel de sécuriser l’accès aux données, en désignant précisément les personnes habilitées à le faire. Celles-ci sont relativement peu nombreuses : il s’agit du comité d’entreprise, du comité économique et social principalement. Les délégués du personnel ou syndicaux peuvent également nécessiter un accès à la BDES. Chaque accès devra donc être réglementé précisément, afin d’éviter les abus.
Cela permet d’être conforme avec la nature même de la BDES, mais aussi avec le RGPD, qui implique de mettre en place une protection des données personnelles sensibles. Le fait de restreindre l’accès aux données est donc essentiel.
